Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi Indonesia (STIESIA) Surabaya 2016-2017
Kelas SA1 :
1. Vira Fatmawati (1510109345)
2. Septia Dwi Fatmasari (1620109859)
3. Firda Yuniartiwi (1620109860)
4. Helena Hara H.H. (1620109861)
5. Muhammad Dhuhriansyah (1620110159)
Materi ke-12
SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA MANUSIA
- DEFINISI, KARAKTERISTIK, DAN FUNGSI
Setiap organisasi khususnya perusahaan memerlukan data yang bersifat riil dari setiap tingkatan manajemennya. Data tersebut disusun dan dikelola dalam sebuah sistem informasi. Salah satu sisten informasi terpenting pada perusahaan adalah mengenai Sistem Informasi Sumber Daya Manusia / Human Resourches Information System. Berikut definisi-definisi yang dikemukakan oleh beberapa ahli.
Sumber daya manusia menurut Gomes (2000) adalah salah satu sumber daya yang ada dalam organisasi, meliputi semua orang yang melakukan aktivitas.
Sumber daya manusia menurut Hasibuan (2002) adalah kemampuan terpadu dari daya pikir dan daya fisik yang dimiliki individu. Perilaku dan sifatnya ditentukan oleh keturunan dan lingkungannya, sedangkan prestasi kerjanya dimotivasi oleh keinginan untuk memenuhi kepuasannya.
Sistem informasi sumber daya manusia adalah sistem terintegrasi yang menyediakan informasi yang digunakan dalam pembuatan keputusan sumber daya manusia. (Prof. Dr. Hj. Soedarmayanti, M.Pd., APU)
Pengertian menurut wikipedia.com, yang dimaksud sumber daya manusia adalah sebuah bentuk interaksi atau pertemuan antara bidang ilmu manajemen sumber daya manusia (MSDM) dan teknologi informasi, sistem ini menggabungkan MSDM sebagai suatu disiplin yang utamanya mengaplikasikan bidang teknologi informasi ke dalam aktivitas-aktivitas MSDM seperti dalam hal perencanaan, dan menyusun sistem pemrosesan data dalam serangkaian langkah langkah yang terstandarisasi dan terangkum dalam aolikasi perencanaan sumber daya perusahaan atau enterprise resource planning (ERP). Secara keseluruhan sistem ERP bertujuan menintegrasikan informasi yang diperoleh dari aplikasi-aplikasi yang berbeda ke dalam satu sistem basisdata yang bersifat universal. Keterkaitan dari modul kalkulasi finansial yang membedakannya dengan bentuk aplikasi lain yang pernah dibuat sebelumnya, menjadikan aplikasi ini lebih fleksibel namun juga lebih kaku dengan aturan-aturannya.
Kemudian dapat disimpulkan bahwa sistem informasi sumber daya manusia (SISDM) atau human resources information system (HRIS) adalah program aplikasi komputer yang mengorganisir tata kelola dan tata laksana manajemen sumber daya manusia di perushaan guna mendukung proses pengambilan keputusan atau bisa disebut dengan decision system dengan menyediakan berbagai informasi yang diperlukan.
Dalam sistem informasi sumber daya manusia (SISDM) mempunyai dua tujuan utama dalam organisasi antara lain : Untuk meningkatkan efisiensi, dimana data karyawan dan aktivitas sumber daya manusia digabungkan menjadi Satu Agar supaya lebih strategis dan berhubungan dengan perencanaan sumber daya manusia Ditinjau dari manfaatnya sistem informasi sumber daya manusia mempunyai manfaat dalam organisasi yaitu otomatis dalam sistem penggajian dan aktivitas tunjangan. Dengan sistem informasi sumber daya manusia, catatan waktu karyawan dimasukan dalam sistem, dan pengurangan yang sesuai dan penyesuaian karyawan lainnya akan tercermin dalam pengecekan gaji terakhir. Untuk dapat merancang dan menghasilkan suatu sistem informasi sumber daya manusia ada beberapa hal yang perlu diperhatikan antara lain: Informasi apa yang tersedia dan informasi apa yang dibutuhkan mengenai orang-orang dalam organisasi? Apa kegunaan informasi tersebut? Siapa yang membutuhkan informasi tersebut? Serta kapan dan seberapa sering informasi tersebut dibutuhkan? Selanjutnya kegunaan sistem informasi sumber daya manusia dapat digunakan pada: Perencanaan dan analisis sumber daya manusia (SDM) Keseteraan dan pekerjaan Kepegawaian Pengembangan SDM Kompotensi dan tunjangan Kesehatan, Keselamatan dan Keamanan Hubungan karyawan dan buruh Peningkatan secara dramatis dalam penggunaan internet telah membangkitkan , baik kemungkinan maupun kekhawatiran professional sumber daya manusia, terutama ketika membangun intranet dan ekstranet. Internet adalah sebuah jaringan organisasional yang beroperasi melalui internet.Sedangkan entranet adalah jaringan terhubung dengan internet yang memberikan karyawan akses pada informasi yang disediakan oleh eksternal diantaranya Papan Buletin, Akses Data, Swalayan Karyawan dan Hubungan yang diperpanjang.
Manajer dalam suatu perusahan memerlukan informasi yang memiliki karakteristik-karakteristik untuk mengambil suatu keputusan. Karakteristik informasi yang dipersiapkan dalam Sistem Informasi Sumber Daya Manusia adalah:
- Timely (tepat waktu).
- Accurate (akurat).
- Concise (ringkas).
- Relevant (relevan).
- Complete (lengkap.
SDM mendukung area fungsional lain dengan membantu mendapatkan personil untuk melakukan tugasnya dan menangani semua pencatatan yang berhubungan dengan pegawai dan mantan pegawai. Fungsi human resources information system (HRIS) memiliki empat kegiatan utama, yaitu sebagai berikut:
- Perekrutan dan Penerimaan (recruiting and hiring)
Sumber daya manusia membantu menerima pegawai baru ke dalam perusahaan. SDM selalu mengikuti perkembangan terakhir dalam peraturan pemerintah yang mempengaruhi praktek kepegawaian dan menasehari manajemen untuk menentukan kebijakan yang sesuai.
- Pendidikan dan Pelatihan
Selama periode kepegawaian seseorang, SDM dapat mengatur berbagai program pendidikan dan pelatihan yang diperlukan untuk meningkatkan pengetahuam dan keahlian kerja pegawai.
- Manajemen Data
SDM menyimpan database yang berhubungan dengan pegawai dan memproses data tersebut untuk memenuhi kebutuhan informasi pemakai.
- Penghentian dan Administrasi Tunjangan
Selama seseorang diperkerjakan oleh perushaan mereka menerima paket tunjangan. Setelah penghentian, SDM mengurus program pensium perushaan bagi mantan pegawai yang berhak.
- MODEL SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA MANUSIA
Dalam membuat model sistem informasi sumber daya manusia, umumnya menggunakan format yang sama dari subsistem input, database dan subsistem output yang telah digunakan berbagai area fungsional lain. Subsistem input merupakan kombinasi standar dari pengolahan data, penelitian, dan intelijen. Dalam banyak perusahaan database ditempatkan pada penyimpanan komputer. Hanya 5,7% dari perusahaan HRSP melaporkan penggunaan database non komputer. Subsistem output mencerminkan arus sumber daya personil melalui perusahaan. Berbagai komponen input, penyimpanan, dan output membentuk model HRIS.
Sistem input sumber daya manusia terdiri dari tiga bagian, yaitu dua bagian untuk data internal dan satu bagian untuk data eksternal.
- Sumber data internal terdiri dari dua bagian, yaitu:
- Data keuangan yang di dapat dari basis data akuntansi
Sistem SIA (Sistem Informasi Akuntansi) menyediakan data akuntansi bagi HRIS sehingga database berisi gambaran yang lengkap dari sumber daya personil baik keuangan maupun non keuangan. Contoh elemnen akuntansi adalah upah per jam, gaji bulanan, pendapatan kotor saat ini, dan pajak penghasilan tahun berjalan. SIA menyadiakan data akuntansi bagi HRIS sehingga database berisi gambaran yang lengkap dari sumber daya personil keuangan dan non-keuangan. Keterlibata SDM dalam aplikasi penggajian dalam bentuk penyediaan proses dan data pendukung bagi SIA.
- Data sumber daya manusia non-keuangan yang di dapat dari melalui penelitian SDM
Sistem penelitian sumber daya manusia bergfungsi untuk mengumpulkan data melalui proyek penelitian khusus. Contohnya:
- Penelitian Suksesi (Succession Study) dilakukan untuk mengidentifikasi orang-orang dalam perusahaan yang merupakan calon bagi posisi yang akan tersedia. Mungkin seseorang kepala departemen akan pensiun, dan manajemen puncak ingin mengetahui siapa yang dapat dipertimbangkan untuk dipromosikan ke jabatan itu;
- Analisis dan Evaluasi Jabatan (job Analysis and Evaluation) mempelajari setiap jabatan dalam suatu area untuk menentukan lingkup dan mengidentifikasikan pengetahuan dan keahlian yang diperlukan;
- Penelitian Keluhan (Grievance Studies) membuat tindak lanjut atas keluhan yang disampaikan pegawai untuk berbagai alasan. Data dari riset ini umumnya diperoleh malalui observasi dan wawancara langsung dengan responden survey daftar pertanyaan. Data riset ini misalnya adalah data yang diperoleh dari studi suksesi, harapan karyawan, job analysis, kebutuhan tenaga kerja, identiikasi pengetahuan dan keahlian yang dibutuhkan untuk pekerjaan-pekerjaan tetentu, keluhan karyawan dan sebagainya.
- Sumber data eksternal disebut dengan human resource intelligent data. Sistem ini mengumpulkan data yang berhubungan dengan sumber daya manusia dari lingkungan luar perusahaan. Elemen lingkungan yang menyediakan data ini meliputi pemerintah, pemasok, serikat pekerja, masyarakat global, masyarakat keuangan dan pesaing.
- Intelijen Pemerintah
Pemerintah menyediakan data dan informasi yang membantu perusahaan mengikuti berbagai peraturan ketenagakerjaan.
- Intelijen Pemasok
Pemasok mencakup perusahaan seperti perusahaan asuransi, yang memberikan tunjangan pegawai, dan lembaga penempatan lulusan universitas serta agen tenaga kerja yang berfungsi sebagai sumber pegawai baru. Para pemasok ini menyediakan data dan informasi yang memungkinkan perusahaan melaksanakan fungsi perekrutan dan peneriamaan.
- Intelijen Serikat Pekerja
Serikat pekerja memberikan data dan informasi yang digunakan dalam mengatur kontrak kerja antara serikat pekerja dan perusahaan. Data serikat pekerja yang dibutuhkan misalnya kontrak-kontrak kerja dengan serkat pekerja. Data pemerintah berupa aturan-aturan pemerintah tentang ketenagakerjaan misalnya upah minimum regional dan tunjangan hari raya. Sumber data lulusan universitas dapat dilakukan dengan menghubungkan system informasi SDM dengan situs alumni universitas-universitas yang ada. Sumber data bursa tenaga kerja dapat diperoleh dari agen-agen penyedia tenaga kerja.
- Intelijen Masyarakat Global
Masyarakat global menyediakan imnformasi yang menjelaskan sumber daya lokal seperti perumahan, pendidikan, dan rekreasi. Informasi ini digunakan untuk merekrut pegawai dalam skala lokal, nasional dan internasional, dan untuk mengintegrasikan pegawai yang ada ke dalam komunitas lokalnya.
- Intelijen Masyarakat Keuangan
Masyarakat keuangan memberikan data dan informasi ekonomi yang digunakan dalam perncanaan personil.
- Intelijen Pesaing
Dalam industri tertentu yang memerlukan pengetahuan dan keahlian yang sangat khusus, seperti industri komputer, sering terjadi perpindahan pegawai dari satu perusahaan ke perusahaan lain. Beberapa perusahaan memandang pesaing mereka sebagai sumber pegawai baru yang baik, dan mengumpulkan informasi mengenai praktek personalia pesaing, dan mungkin informasi perorangan yang berpotensi untuk direkrut.
Enam macam kelompok output dapat dihasilkan oleh sistem informasi sumber daya manusia, yaitu:
- Subsistem Perencanaan Kerja
Merupakan yang dibutuhkan oleh para menejer atas untuk merencanakan kebutuhan tenaga kerja dalam jangka pendek dan jangka panjang. Informasi ini meliputi informasi untuk analisis perputaran tenaga kerja (turnover), anggaran biaya tenaga kerja dan perencanaan tenaga kerja itu sendiri.
- Subsistem Perekrutan
Merupakan informasi-informasi yang dibutuhkan untuk pengadaan tenaga kerja secara eksternal maupun internal. Informasi-informasi ini diantaranya adalah informasi pasar tenaga kerja, penjadwalan wawamcara, perekrutan dan analisis rekruitmen.
- Subsistem Manajemen Angkatan Kerja
Merupakan informasi–informasi yang dibutuhkan untuk mengelola sumber daya manusia di dalam organisasi. Informasi–informasi ini meliputi informasi pelatihan, penilaian atau evaluasi kerja, evaluasi keahlian, karir, realokasi jabatan, suksesi, dan kedisiplinan.
- Subsistem Tunjangan
Merupakan informasi tentang penggajian dan kompensasinya yang meliputi kehadiran dan jam kerja, perhitungan gaji dan bonus, analisis kompensasi dan perencanaan kompensasi.
- Subsistem Benefit
Meliputi benefit yang diterima oleh karyawan. Benefit berbeda dengan kompensasi. Kompensasi lebih ke insentif yang dihubungkan dengan kinerja karyawannya, sedang benefit lebih ke manfaat tambahan yang diterima karyawan sepeti dana pensiun.
- Subsistem Pelapor Lingkungan
Informasi–informasi ini berhubungan dengankeluhan – keluhan, kecelakaan selam kerja, kesehatan karyawan dan lingkungan kerjanya.
- Manajer Mengunakan Sistem Informasi Sumber Daya Manusia
HRIS serupa dengan sistem informasi keuangan dalam hal isinya yang menjadi perhatian manajer diseluruh perusahaan. Seperti halnya manajer berminat pada sumber daya uang mereka, manajer juga berminat pada sumber daya personil mereka.
Direktur SDM menggunakan informasi dari semua subsistem output, seperti halnya eksekutif lain, manajer EEO/AA di dalam SDM, dan manajer lain di seluruh perusahaan. Manajer unit-unit di dalam SDM memiliki perhatian khusus dalam subsistem itu yang berhubungan dengan operasinya. Dua manajer di luar SDM juga memiliki kepentingan khusus yang kuat. Manajer akuntansi berkepentingan khusus karena dampak dari program konpensasi dan tunjangan pada status keuangan perusahaan. Manajer dari bagian gaji pada departemen akuntansi berkepentingan khusus dalam subsistem kompensasi.
Daftar Pustaka
Tidak ada komentar:
Posting Komentar