Sistem Informasi Manajemen // Materi 8 // Sistem Informasi Eksekutif

Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi Indonesia (STIESIA) Surabaya 2016-2017

Kelas SA1 :

1.      Vira Fatmawati                     (1510109345)

2.      Septia Dwi Fatmasari           (1620109859)

3.      Firda Yuniartiwi                   (1620109860)

4.      Helena Hara H.H.                  (1620109861)

5.      Muhammad Dhuhriansyah (1620110159)

Materi ke-8

Sistem Informasi Eksekutif

¡  Menurut (Mcleod, Jr, 2001) Sistem Informasi Eksekutif merupakan suatu sistem yang khusus dirancang bagi manajer tingkat perencanaan strategis yang menyediakan informasi bagi eksekutif mengenai kinerja keseluruhan perusahaan. Informasi dapat diambil dengan mudah dan dalam berbagai tingkat rincian. Informasi dapat ditampilkan dengan bentuk grafik, tabel, atau narasi.

¡  Sistem Informasi eksekutif tidak selalu menyediakan informasi dari sumber yg dipilih, menggunakan media yg dipilih, dan bahwa komputer memainkan peran yg relatif kecil. (Jones dan McLeod)

Ciri-ciri Sistem Informasi untuk Eksekutif (EIS) :

1.      Mampu memperlihatkan masalah dan peluang potensial

2.      Membantu knowledge worker mengapa masalah dan peluang itu muncul

3.      Membantu menemukan strategi untuk memecahkan masalah atau memanfaatkan peluang tersebut

EIS adalah sistem informasi manajemen yang sangat interaktif dan dikombinasikan dengan DSS dan AI untuk:

1.      Mengidentifikasikan peluang dan masalah,

2.      Mampu menyajikan informasi dari berbagai sudut pandang dan memberikan peluang memperbanyak gambaran untuk memperbaiki pemahaman,

3.      Menyediakan tools untuk menganalisa lebih dalam peluang dan masalah sehingga menemukan strategi.

Kemampuan umum yang harus dimiliki:

1.      Memanfaatkan data werehouse

2.      Kemampuan drill down

3.      Menampilkan data yang luwes

4.      Identifikasi staff yang bertanggungjawab atas informasi tertentu

5.      Menggunakan tools dari DSS dan AI

6.      Akses untuk berbagai informasi

Seorang eksekutif memiliki tugas dan tanggungjawab yang sangat besar dan berat dalam usahanya mengendalikan dan mengemudikan organisasi yang dipimpinya. Adapun tugas-tugas yang dilakukan oleh seorang eksekutif sehari-hari adalah:

·         Memberikan visi

·         Membuat keputusan

·         Mendiagnosa dan memecahkan masalah

·         Melaksanakan negoisasi

·         Menyadarkan dan meyakinkan bawahan

8.1 Karakteristik Sistem Informasi Eksekutif

Suatu penerapan EIS yang berhasil akan meminimalkan penggunan laporan-laporan hard-copy, namun tetap memberikan informasi-informasi yang paling mutakhir kepada eksekutif. Dengan EIS, informasi yang kualitatif dapat diperoleh tanpa penggunaan banyak kertas.

Karakteristik EIS

•         Dibuat untuk individual executive users.

•         Mengekstrak, menyaring (filter), menyingkat dan melacak “critical data”

•         Menyediakan on-line status access.

•         Mengakses dan mengintegrasikan data internal dan eksternal.

•         Bersifat user friendly.

•         Digunakan langsung oleh eksekutif tanpa perantara.

•         Dapat digunakan untuk meringkas, dan memperoleh detail data

•         Menyediakan analisis kecenderungan (trend analysis),

•         pelaporan perkecualian dan drill down

•         Dapat digunakan untuk mengakses dan memadukan data internal dan eksternal

•         Mudah digunakan dan terkadang tidak perlu atau hanya perlu sedikit pelatihan untuk menggunakannya

Berikut adalah karakteristik yang membedakan EIS dengan sistem informasi pada umumnya (Turban, 1995: 409).

1. Drill-down

Drill-down adalah salah satu fasilitas yang sangat berguna dalam EIS. Dengan fasilitas ini, eksekutif dapat mengakses informasi secara hierarkis, mulai dari yang bersifat umum atau global kemudian dipecah hingga ke level yang lebih detail dan sebaliknya (roll-up). Informasi yang diberikan berupa grafik maupun tabel. Dengan memperoleh detail dari suatu informasi, eksekutif dapat melakukan analisis secara lebih akurat dan tepat sasaran. Untuk mendukung fasilitas ini dapat digunakan arsitektur data warehouse (Inmon, 2002: 254).

2. Critical Success Factors

Tiap eksekutif memiliki kebutuhan informasi yang berbeda. Oleh karena itu EIS harus dibangun secara spesifik agar dapat memenuhi kebutuhan informasi eksekutif. Begitu pula dengan suatu organisasi. Tiap organisasi mempunyai tujuan atau program yang juga berbeda-beda. Untuk mencapai tujuan tersebut terdapat faktor-faktor yang harus dipertimbangkan yang disebut dengan Critical Success Factors (CSF) (Turban, 1995: 411).

3. Status Access

EIS menyediakan akses cepat terhadap timely information. Setiap data atau laporan terbaru dapat diakses secara langsung melalui jaringan. Dengan begitu eksekutif dapat mengetahui status atau kedudukan organisasinya. Proses pengaksesan status ini mungkin terjadi setiap hari maupun setiap jam, bahkan memungkinkan pelaporan secara real-time (Inmon, 2002: 256).

4. Exception Reporting

EIS memiliki fitur untuk melakukan pelaporan terhadap aktifitas-aktifitas organisasi baik secara rutin maupun spontan. EIS harus dapat membantu eksekutif menganalisis perbandingan antara kinerja yang direncanakan dengan kinerja aktual. EIS didesain agar dapat mengatasi situasi dengan ketidakpastian seperti rapid-changing environment atau situasi lingkungan organisasi yang berubah-ubah baik dari struktur keanggotaan maupun fokus organisasi (Inmon, 2002: 256).

5. Navigation of Information

Fasilitas ini memungkinkan eksekutif untuk dapat mengeksplor sejumlah besar data secara mudah dan cepat. EIS digunakan secara langsung oleh seorang eksekutif tanpa bantuan perantara (asisten), oleh karena itu tampilan EIS harus bersifat user-friendly (Turban, 1995: 410) serta didukung oleh penyajian data dengan jangkauan internal dan eksternal yang bersifat luas.

EIS meningkatkan kualitas manajemen dalam suatu organisasi melalui jenis teknologi dan teknik yang baru untuk menyaring, mentransformasi, memproses, dan melaporkan data dengan tujuan menyediakan informasi strategis. Untuk mendukung fitur-fitur pada EIS digunakan konsep data warehouse sebagai dasarnya.

8.2   Kebutuhan informasi eksekutif yang unik

     Sama seperti eksekutif memiliki tanggung jawab yang unik dan terlibat dalam proses berpikir yang unik, mereka juga memiliki kebutuhan informasi yang unik. Terdapat sejumlah penelitian mengenai penggunaan informasi oleh eksekutif , kita akan membahas tiga. Dua yang pertama berkaitan dengan system informasi keseluruhan milik eksekutif. Yang ketiga berfokus pada penggunaan komputer.

1.      Penelitian Mintzberg

     Mintzberg adalah orang pertama yang melakukan penelitian formal mengenai kebutuhan informasi eksekutif. Ia mengidentifikasikan lima kegiatan dasar membentuk waktu CEO : tugas administrasi, panggilan telepon, pertemuan tak terjadwal, dan kunjungan. Mintzberg tidak secara khusus memasukan output computer dalam penelitiannya, menggabungkan semua media tertulis dalam kategori dokumen. Ia menekankan peran system informal yang menkomunikasikan informasi lisan , dan menyimpulkan, “Tampaknya lebih penting bagi manajer untuk mendapatkan informasinya secara tepat dan efisien daripada mendapatkannya secara formal.”

2.      Penelitian Jones dan MCLeod

     Pengarang buku ini bekerja sama dengan Prof. Jack W. Jones dari Texas Christian University, melihat kebutuhan untuk mempelajari lebih lanjut mengenai sumber – sumber dan media informasi eksekutif daripada yang telah dilaporkan oleh mintzberg. Kami melakukan penelitian mengenai arus informasi masuk dari lima eksekutif. Para eksekutif tersebut mencakup CEO suatu rangkaian toko pengecer, CEO suatu bank, presiden direktur suatu perusahaan asuransi, wakil presiden direktur keuangan, dan wakil presiden direktur perpajakan. Penelitian ini dirancangkan untuk menjawab pertanyaan:

1.      Berapa banyak informasi yang mencapai eksekutif?

2.      Apa nilai informasi tersebut?

3.      Apa sajakah sumber informasi tersebut?

4.      Media apa saja yang digunakan untuk mengkomunikasikan informasi tersebut?

5.      Apa kegunaan informasi tersebut?

1.      Berapa banyak informasi yang mencapai eksekutif?
Selama jangka waktu seminggu ,para eksekutif dan sekretaris mencatat 1.454 transaksi informasi yang mengalir ke eksekutif
transaksi adalah suatu komunikasi yang melibatkan media apapun-laporan komputer,memeo,kunjungan pengamatan,panggilan telp,rapat,surat dsb.

2.      Apa nilai informasi tersebut?
Para eksekutif memberikan nilai berkisar dari nol(tanpa nilai) hingga sepuluh(niali maximum) untuk tiap transaksi.

3.      Apa sajakah sumber informasi tersebut?

Lingkungan menyediakan volume terbesar,tetapi juga menyediakan informasi dengan nilai rata-rata terendah,sebaliknya sumber yang menyediakan  volume paling sedikit adalah komite,tetapi mereka menyediakan informasi dengan nilai tertinggi.

4.      Media apa yang digunakan untuk mengkomunikasikan informasi eksekutif?

Panggilan telp merupakan  satu-satunya komunikasi yang bervolume besar

5.      Apa kegunaan informasi itu?
Sebagian informasi dimaksudkan untuk  digunakan dalam menangani gangguan

3. Penelitian Rockart dan Treacy

Dalam penelitian mereka mengenai penggunaan komputer oleh eksekutif di 16 perusahaan, sedikitnya satu dari tiga pejabat puncak paling sering CEO menggunakan sendiri komputer.

Salah satu pendukung komputer yang paling berdedikasi adalah Ben W. Heineman, CEO dari Northwest Industries. Heineman memiliki sebuah terminal di ruang kerjanya, satu di rumahnya dan membawa satu pada liburannya. Heineman menyatakan,”Terdapat keuntungan besar bagi CEO untuk mengotori tangannya dengan data.” Eksekutif lain berkomentar, “Anda mempelajari hakekat pertanyaan yang seharusnya anda tanyakan jika anda berkubang dalam data.”

Istilah sistem informasi eksekutif pertama kali muncul dalam laporan penelitian Rockart dan Treacy. Walau tidak disediakan definisi, para peneliti itu menemukan bahwa sistem tersebut menampilkan:

·         Tujuan Sentral informasi komputer digunakan terutama dlm perencanaan dan pengendalian

·         Inti Data Bersama isi database ttg berbagai industri, pelanggan, pesaing dan unit-2 bisnis masa lalu, masa kini dan masa depan.

·         Dua metode penggunaan Utama Eis digunakan utk mengakses, memproyeksikan trend serta melakukan analisis  data.

·         Organisasi Pendukung Eksekutif dibantu oleh pelatih EIS dan sopir EIS

4. Menempatkan Komputer dalam Perspektif

Walau beberapa eksekutif sangat mengandalkan komputer, secara proporsional lebih sedikit memakai komputer ditingkat eksekutif daripada di tingkat lain. Ada dua kemungkinan alasan, yang Pertama masalah di tingkat eksekutif kurang terstruktur dan karena itu lebih sulit untuk didukung dengan pengolah komputer. Kedua, eksekutif cenderung lebih tua dan jarang mendapatkan kesempatan pelatihan komputer formal.

Pokok-pokok penting dalam pembahasan ini adalah

1.      Penggunaan komputer adalah sesuatu yang pribadi

2.      Informasi komputer hanyalah sebagian dari semua informasi yang mencapai seorang eksekutif. Semua eksekutif ingin menerima informasi dari sumber manapun

8.3   Saran-saran untuk memperbaiki system informasi eksekutif

     Orang pasti merasakan bahwa computer merupakan sumber daya informasi bagi eksekutif yang belum tergarap. Eksekutif harus mengambil langkah – langkah untuk meningkatkan peran computer dalam system informasi mereka. Tetapi dalam melakukan hal itu, eksekutif harus juga berusaha meningkatkan komponen –komponen nonkomputer. Suatu program lima langkah untuk mencapai tujuan. Diiktisarkan dibawah ini:

1.      Mencatat Transaksi – Transaksi Informasi yang masuk.

Penelitian Jones dan McLeod mengungkapkan bahwa eksekutif tidak selalu memiliki persepsi yang jelas mengenai system informasi mereka. Eksekutif mungkin menganggap beberapa sumber dan media tertentu memberikan konstribusi lebih dari pada yang sebenarnya mereka berikan.demikian pula, sumber dan media lain mungkin dinilai rendah. Eksekutif, dibantu oleh sekretaris, dapat memelihara log yang serupa dengan yang terdapat pada penelitian Jonesdan McLeod. Data dapat dimasukkan ke dalam database, dan dapat disiapkan laporan yang memungkinkan eksekutif untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan Jones dan McLeod yang berhubungan dengan system mereka.

2.      Merangsang Sumber – Sumber Bernilai Tinggi.

Dengan teridentifikasinya sumber- sumber bernilai tinggi , eksekutif kemudian dapat bertindak untuk memudahkan komunikasi sumber – sumber tersebut. CEO bank memberikan contoh yang baik tentang cara pelaksanaannya. Mungkin informasinya yang paling berharga berasal dari komite manajemannya. Agar tiap anggota merasa bebas berpartisipasi secara merata, CEO itu menentukan agar digunakan meja konfensi bundar.

3.      Memanfaatkan Peluang.

Jika sepotong informasi yang baik dating , eksekutif harus meraihnya. Wakil presiden direktur keuangan mengikuti strategi ini ketika ia nemempatkan mejanya menghadap dinding sehingga ia memunggungi pintu. Ini tampak seperti suatu tindakan untuk merintangi komunikasi, tetapi maksudnya justru sebaliknya. Ia menjelaskan bahwa jika seseorang masuk ke ruang kerjanya, ia tidak ingin bercakap-cakap melalui tumpukan pekerjaan yang belom yerselesaikan. Dengan meja menghadap dinding, ia dapat memutar kursinya dan memberikan perhatian penuh pada orang yang datang padanya.

4.      Menyesuaikan Sistem pada perorangan.

Seperti yang ditunjukkan pada penelitian Jones dan MCLeod, tiap eksekutif memiliki gaya pengupulan informasi yang unik. Apa yang baik bagi seorang eksekutif mungkin tidak berhasil bagi yang lain. CEO pengecer merupakan contohnya. CEO yang sebelumnya telah membangun pintu keluar pribadi pada ruang kerjanya sehingga ia dapat datang dan pergi tanpa bertemu seseorang. CEO yang diteliti ini memiliki filosofi yang sebaliknya, ia memilih menggunakan pintu utama sehingga ia dapat bertemu langsung dengan sebanyak mungkin pegawai saat ia berjalan ke ruang kerjanya.

5.      Memanfaatkan Tekhnologi.

Eksekutif umumnya berpikiran terbuka berkenaan system mereka akan mempertimbangkan cara apa pun untuk memperbaikinya. Eksekutif yang lebih muda yang mempelajari konputer di SMA san Universitas mengenal potensi penggunaan computer, tetapi pengetahuan computer mereka harus dijaga tetap mutakhir. Eksekutif yang lebih tua memerlukan pelayanan konsultasi yang lebih mendasar mengenai apa yang computer dapat dan tidak dapat dilakukan. Membuat semua eksekutif mengetahui perkembangan teknologi informasi merupakan tanggung jawab organisasi jasa informasi yang penting.

Perhatian pada EIS melesat bagai roket selama akhir 1980-an perhatian ini mencerminkan kombinasi dari kesadaran computer yang lebih besar di kalangan eksekutif dan ketersediaan perangkat keras dan perangkat lunak yang lebih baik.

8.4   System informasi eksekutif berbasis computer

     Sistem informasi eksekutif ( executive information system) EIS merupakan suatu system yang menyediakan informasi bagi eksekutif mengenai kinerja keseluruhan perusahaan. Informasi dapat diambil dengan mudah dan dalam berbagai tingkat rincian. Istilah system pendukung eksekutif (executive support system ) ESS juga digunakan. Kita akan menggunakan istilah EIS dan menganggap bahwa system itu meliputi computer.

1.      Model EIS

Konfigurasi  EIS berbasius computer biasanya meliputi suatu computer personal. Dalam perusahaan besar PC tersebut dihubungkan dengan mainframe. Komputer personal eksekutif itu berfungsi sebagai eksekutif workstation. Konfigurasi perangkat kerasnya mencakup penyimpanan sekunder , kebanyakan dalam bentuk hard disk, yang menyimpan database eksekutif. Database eksekutif berisi data dan informasi yang telah diproses sebelumnya oleh computer sentral perusahaan. Eksekutif memilih dari menu untuk menghasilkan tampilan layar yang telah disusun sebelumnya (preformatted), atau untuk melakukan sejumlah kecil pemrosesan. Sistem itu juga memungkinkan pemakai menggunakan system pos elektronik perusahaan dan mengakses data dan informasi lingkungan. Dalam beberapa kasus, personil pendukung EIS memasukkan berita terbaru dan penjelasan informasi.

2.      Dialog antara Eksekutif dengan SIE

Eksekutif memasukkan instruksi ke dalam sistem melalui menu, pilihan menu ditampilkan dengan mouse atau touch screen, informasi ditampilkan dalam bentuk tabel, grafik atau narasi.

3.      Drill Down

Eksekutif dapat memulai dari gambaran sekilas dan kemudian secara bertahap mengambil informasi yang lebih rinci.

4.      Penyatuan Konsep-Konsep Manajemen

Dapat dilihat dengan mudah bagaimana para eksekutif membangun EIS mereka di

atas konsep-konsep dasar manajemen. Tiga konsep yang akan kita bahas adalah factor-faktor penentu keberhasilan (critical success fators) management by exception dan model mental.

Faktor-Faktor Keberhasilan

Faktor-faktor penentu keberhasilan dari EIS menurut Rockart & DeLong (MCLeod, 1996, p174-175) antara lain adalah :

1.      Sponsor eksekutif yang mengerti dan berkomitmen

Eksekutif tingkat puncak, lebih baik CEO, harus berfungsi sebagai sponsor eksekutif EIS dengan mendorong penerapan. Usaha EIS yang paling berhasil adalah yang pemakai petamanya adalah puncak eksekutif.

2.      Sponsor operasi

Sponsor eksekutif kemungkinan besar terlalu sibuk untuk mencuahkan banyak waktu untuk penerapan. Tugas itu harus diberikan kepada eksekutif tingkat puncak lain, seperti wakil presiden eksekutif. Sponsor operasi bekerja sama dengan eksekutif pemakai dan spesialis informasi untuk memastikan bahwa pekerjaan itu telaksana.

3.      Staf jasa informasi yang sesuai

Harus tersedia spesialis informasi yang tidak saja mengerti teknologi informasi tetapi juga mengerti cara eksekutif menggunakan sistem ini. Area teknologi informasi yang dapat diterapkan meliputi komunikasi data, database, dan grapichal user interface.

4.      Teknologi informasi yang sesuai

Para penerap EIS seharusnya tidak berlebihan dan memasukkan perangkat keras atau perangkat lunak yang tidak perlu. Sistem itu harus sesederhana mungkin dan haus memberikan tepat seperti yang eksekutif inginkan tidak lebih dan tidak kurang.

5.      Manajemen data

Tidak cukup hanya menampilkan informasi. Eksekutif harus mengetahui seberapa mukhtahir data itu. Eksekutif juga harus mampu mengikuti analisis data. Analisis ini dapat dicapai melalui drill down, dengan bertanya kepada manajer data atau keduanya.

6.      Kaitan yang jelas dengan tujuan bisnis

Sebagian besar EIS yang berhasil dirancang untuk memecahkan masalah-masalah spesifik atau memenuhi kebutuhan yang dapat ditangani oleh teknologi informasi.

KESIMPULAN

Eksekutif merupakan manajer tingkat atas yang berpengaruh kuat pada kegiatan dan arah organisasi. Eksekutif lebih peduli dengan cara membuat jaringanya bekerja mencapai agenda itu daripada dengan keputusan spesifik. Eksekutif menggunakan instuisi maupun analis rasional dalam memecahkan masalah, menerapkan instuisi pada tiap langkah dengan urutan yang sama.

 Daftar Pustaka:

Laudon, K.C. dan J.P. Laudon. Management Information Systems. Terjemahan. Salemba Empat. Edisi 7. 2001

Laudon, K.C. dan J.P. Laudon. Management Information Systems. Terjemahan. Salemba Empat.  Edisi 8. 2004

Laudon, K.C. dan J.P. Laudon. Management Information Systems: Managing the Digital Firm. Terjemahan. Salemba Empat. Buku 1 & 2 Edisi 10. 2008

www.google.com sistem informasi eksekutif

documentslide.com sistem informasi eksekutif

www.scribd.com sistem informasi eksekutif